Setiap bulan Oktober sampai dengan November, unit kerja kami disibukkan dengan agenda Beban Kerja Dosen yang merupakan evaluasi kinerja dosen selama 1 tahun. Kami menyiapkan berkas untuk dinilai oleh para asesor.
Kegiatan tersebut dilaksanakan lebih dari satu minggu sejak pagi hingga sore di ruang yang berbeda 2 lantai dengan ruangan kami. Sementara pekerjaan rutin harus tetap ditangani dengan baik, sehingga mondar-mandir adalah suatu keniscayaan.
Tak lupa, sebagai personil cewek satu-satunya (yang satu sedang ditugaskan sementara di unit kerja lain karena ada yang cuti melahirkan), saya pun bertugas menyiapkan konsumsi untuk panitia dan asesor. Alhamdulillah ada adik magang yang sedang melaksanakan Praktik Kerja Industri (Prakerin) yang membantu kami. Setiap kali memberikan instruksi, saya menerapkan kaidah-kaidah dalam komunikasi produktif agar pekerjaan terlaksana dengan efektif dan efisien.
Pagi itu, pesanan konsumsi datang, sedangkan saya masih harus mengerjakan hal lain yang tak bisa ditunda. Dengan jelas, saya memberi instruksi untuk mendistribusikan konsumsi kepada panitia dan asesor yang berada di ruangan yang berbeda-beda.
Seandainya saya belum mendapatkan materi tentang komunikasi produktif, mungkin saya akan berkata,"Dek, tolong konsumsinya didistribusikan ya. Pertama, kita kan ada di lantai 6. Nah, 1 untuk lantai 6 ruang 2, 1 untuk lantai 6 ruang 1, 6 untuk lantai 6 ruang 3. Next kamu balik ke ruangan buat ambil yang untuk lantai 7, 2 untuk lantai 7 masing-masing buat ruang 1 dan 2, lalu kamu balik lagi ke ruangan, ambil untuk lantai 4, 1 untuk lantai 4 ruang 1, dan 10 untuk lantai 4 ruang 2. Jangan lupa daftar hadirnya ya.., " dan yang akan terjadi selanjutnya adalah, "Sebentar mbak, bisa diulang? Mbak bicaranya kecepetan. "
Beruntungnya, andai-andai itu tidak terjadi. Bukan dengan menjejalkan banyak hal dalam satu waktu secara cepat, melainkan dengan menerapkan kaidah Keep it Short and Simple (KISS).
Secara jelas dan perlahan saya menginstruksikan untuk memberikan konsumsi per lantai. Saya menunggu ia kembali untuk memberikan instruksi selanjutnya. Dan pada setiap instruksi, saya bertanya, "Ada yang kurang jelas? "
Selain mendistribusikan konsumsi, ada pekerjaan yang memerlukan bantuan adik Prakerin. Pekerjaan tersebut harus dikerjakan dengan berpindah-pindah tempat dengan alur: A - B - C - D - E - B - F - B - C - D - B - G. Dengan C dan D terdiri atas C1 sampai dengan C8 dan D1 sampai dengan D8. Pertama, saya menjelaskan bahwa tujuan kita adalah G. Untuk bisa ke G, kita harus melewati proses tersebut. Saya membuat flow chart sederhana dan menjelaskannya dengan menggunakan kaidah clear and clarify. Setiap berkas yang dikerjakan saya meminta mereka merekam setiap berkas sudah sampai di mana. Alhamdulillah, kini pekerjaan-pekerjaan tersebut selesai dengan efektif dan efisien.
Comments
Post a Comment